eHRM

Met eHRM is uw HRM-afdeling op de toekomst voorbereid

E-HRM

De tijden van papieren dossiers en kasten met volle ordners lijken voorbij te zijn. Steeds meer bedrijfsprocessen spelen zich af in een digitale omgeving waardoor de noodzaak van het bewaren van een papieren administratie afneemt. Zeker nu er steeds meer efficiënte oplossingen voor online opslag beschikbaar komen, die vaak ook nog snel te raadplegen zijn.

Als u terugkijkt naar de ontwikkelingen op het gebied van HRM, dan zal u ongetwijfeld zijn opgevallen dat veel taken en verantwoordelijkheden die traditioneel bij een HRM-afdeling thuishoorden, nu als deelverantwoordelijkheden over verschillende schijven zijn uitgespreid.

Denkt u bijvoorbeeld aan de actieve rol die van werknemers, hun leidinggevenden en HR-medewerkers wordt verwacht bij persoonlijke ontwikkelingsplannen en de aanpak van arbeidsverzuim. Alle officiële documenten, afspraken en voortgangsrapporten horen in de betreffende dossiers te zitten en moeten snel te raadplegen zijn.

Als de bedrijfsprocessen op uw HRM-afdeling worden ondersteund met een online softwaresysteem van eHRM, werken uw medewerkers het efficiëntst en kunnen ze problemen en vragen het snelst oplossen. Daarnaast heeft het nog een aantal grote voordelen.

Volledig, te raadplegen en met waarborgen voor privacy

Wie nog met papieren dossiers werkt, zal er actief voor moeten waken dat een werknemer of leidinggevende uitsluitend toegang heeft tot die personeelsgegevens die ze op grond van hun functie ook mogen inzien. Maar wanneer uw gegevens worden beheerd in een online omgeving, is het heel eenvoudig om de juiste autorisaties aan te brengen, opdat privacygevoelige gegevens alleen door die mensen kan worden ingezien die hiervoor formeel geautoriseerd zijn.

In een goed functionerend elektronisch HRM-systeem is het mogelijk om reminders, die per e-mail worden verstuurd, te koppelen aan noodzakelijke acties. Denkt u bijvoorbeeld aan periodieke evaluaties van een plan van Aanpak in geval van arbeidsverzuim. Dit ondersteunt uw medewerkers bij het nemen van eigen verantwoordelijkheden, waarbij een HR-medewerker meer een bewakende en adviserende rol kan aannemen, in plaats van een initiërende.

Declaraties kunnen door medewerkers eenvoudig online worden ingediend, wat het werken voor ambulante medewerkers een stuk aangenamer maakt, zeker als ze ook de mogelijkheid krijgen om bonnen en andere bewijsstukken te scannen en aan het elektronische declaratieformulier toe te voegen.

Hun leidinggevende kan de declaratie inzien en online goedkeuren, waar hij zich ook bevindt. En met één druk op de knop heeft uw HR-medewerker vervolgens een uitbetalingsopdracht aan uw financiële afdeling.

Een goed elektronisch HRM-systeem stroomlijnt processen

In geval van werving en selectie zorgt uw elektronische systeem eerst voor interne vacatures en als ze niet vervuld worden, kunt u ze automatisch plaatsen via de online kanalen die u zelf heeft gedefinieerd. In geval van arbeidsverzuim houdt uw systeem ook externe belanghebbende zoals uw Arbodienst of het UWV op de hoogte. Via uw online systeem kan elke medewerker de voortgang van declaraties zien, de status van opleidingsplannen en het tegoed aan verlofdagen. Dit geeft snelheid en zekerheid, waardoor ze meer tijd en aandacht kunnen geven aan hun dagelijkse werkzaamheden. Als uw organisatie bedrijfsmiddelen ter beschikking stelt, kan een goed systeem zorgen voor automatische bruikleenovereenkomsten.

Maatwerk in software en advies

Geen bedrijf is hetzelfde en elk elektronisch HRM-systeem zal op maat worden gemaakt voor uw organisatie. Een bedrijf als Visma werkt met een aantal vaste modules, die aangepast kunnen worden, geheel volgens de wensen van uw organisatie. Neemt u contact met ze op als u wilt weten hoe hun software ervoor kan zorgen dat uw HRM-afdeling op de toekomst voorbereid is en sneller, efficiënter en plezieriger kan werken.